Gestion des espaces

En matière de gestion des espaces, les services offerts par la SQI comprennent la planification du parc d’espaces, ainsi que leur attribution.

La planification des espaces consiste à assurer l’utilisation la plus efficiente des locaux, et ce, afin de minimiser la quantité d’espaces vacants, dont les coûts doivent être assumés par l’ensemble de la clientèle en vertu du Règlement sur la tarification des services immobiliers rendus par la SQI (PDF). La planification permet de synchroniser l’évolution du parc immobilier avec la durée des baux de location, les nouveaux besoins signifiés par les clients, ainsi que les rétrocessions d’espaces annoncées.

L’attribution des espaces vise à trouver, parmi les locaux disponibles (ou parmi ceux appelés à le devenir), les espaces qui répondent le mieux aux nouveaux besoins formulés, puis à coordonner les mouvements qui s’ensuivent.

En cohérence avec les intentions gouvernementales, la SQI soutient également le déploiement du projet gouvernemental de transformation du milieu de travail (PGTMT). Ce projet d’envergure vise à accroître la performance de l’administration publique québécoise :

• réviser en profondeur l’organisation du travail des ministères et organismes;
• tirer profit des bénéfices offerts par les technologies de l’information;
• moderniser les lieux de travail afin que ceux‑ci favorisent davantage la collaboration, le bien-être et l’innovation.
   

Par le terme « immeuble », la SQI désigne soit un terrain seul, soit un terrain avec un ou des bâtiments. L’immeuble peut comporter une ou plusieurs adresses civiques.

Pour répondre aux besoins d’espace du client, il peut arriver que la solution immobilière trouvée implique la location. La SQI privilégie alors la procédure par appels d’offres publics.

Les conditions liant la SQI et le propriétaire de l’immeuble sont inscrites au bail, de même que le coût du loyer, la durée, les conditions d’occupation ainsi que les services immobiliers que le propriétaire a l’obligation de fournir. Le bail peut aussi comprendre des clauses de renouvellement ou de rétrocessions d’espaces.

La direction immobilière transmet au client occupant une copie du bail et ses avenants ainsi que les coordonnées du propriétaire ou de ses mandataires. De plus, la direction immobilière informe le client occupant de ses responsabilités dans la gestion quotidienne du bail.

Dans le cas où, malgré ses nombreuses démarches documentées, le client n’a pu obtenir le respect des clauses du bail, la direction immobilière prend les mesures nécessaires afin de les faire respecter.

La direction immobilière s’assure du respect, par le propriétaire, de la réglementation concernant les mesures d’urgence.

Enfin, pour tout nouveau bail d’une durée de 10 ans et plus résultant d’un appel d’offres et dont la superficie est supérieure à 2 000 m², le propriétaire a l’obligation d’effectuer les aménagements en respectant le programme de certification LEED-CI. Les rubriques suivantes détaillent ces aspects :

• Exigences techniques (annexe C)
• Services immobiliers standards en location

L’entente d’occupation consiste en un contrat qui fait office de bail conclu entre la SQI et le ministère ou l’organisme pour chacun des espaces qu’il occupe. Ce document comprend :

• la date de son entrée en vigueur;
• les coordonnées du client;
• la superficie occupée par type d’espace;
• le loyer annuel unitaire pour chacun des espaces;
• le loyer mensuel.
   

Il est émis pour les espaces en location et pour ceux en propriété.

Les annexes à l’entente d’occupation détaillent le coût du loyer d’occupation. Elles définissent également les activités immobilières et les services standards fournis par la SQI dans le cadre de cette entente.

• Espaces en location : une copie du bail et des avenants, dont les données financières sont masquées, sont transmis au client afin qu’il puisse prendre connaissance de tous les services immobiliers inclus dans son entente d’occupation.
• Espaces en propriété : l’annexe 2 accompagne l’entente d’occupation. Elle est adaptée aux particularités de l’immeuble, puis ajustée afin de répondre aux besoins particuliers du client.
   

En cas de besoin de services d’exploitation spéciaux, la facturation fera partie intégrante de l’entente d’occupation du client.

Pour l'information concernant une relocalisation, consultez la page Tarification des services rendus.

Dans le cas de la recherche d’espaces par appel d’offres, la SQI veille à déterminer avec le client un périmètre de recherche à l’intérieur duquel il souhaite se loger. Cette démarche est effectuée en favorisant la concurrence, de façon à obtenir le plus grand nombre d’offres possible. Le périmètre de recherche tient compte des règlements d’urbanisme, des services publics (tels les réseaux d’égouts et d’aqueduc), ainsi que des zones potentiellement inondables. Le client peut aussi préciser certaines exigences de localisation, telle la proximité avec un réseau de transports publics ou avec un service complémentaire à ses opérations.

Lorsque la solution immobilière retenue consiste en une nouvelle construction proposée par la SQI, le périmètre de recherche permet d’analyser les choix des sites potentiels pour cette nouvelle construction. La SQI entame alors des négociations afin d’acquérir un des sites qui correspond aux critères formulés par le client (superficie, accessibilité, etc.).