Recherche d’espaces par appel d’offres

Le processus d’appel d’offres public implique des étapes obligatoires, dont la durée totale a une incidence sur la date de livraison des locaux.

Avant l’appel d’offres

Conformément aux besoins que le client a préalablement définis et une fois toutes les autorisations requises obtenues, la SQI prépare les documents d’appel d’offres, lesquels comportent :

• le bail type, qui doit être signé après l’adjudication;
• les exigences techniques pour les travaux de base et d’aménagement (annexes C-I et C-II);
• les exigences spécifiques d’aménagement du client (annexe C-III);
• les exigences relatives à la certification LEED-CI (annexe C-IV) pour toute superficie utilisable supérieure à 2 000 m² sujette à un bail d’une durée de 10 ans et plus;
• la description du périmètre de recherche;
• la date de livraison demandée;
• le coût maximal attribué aux travaux d’aménagement.
   

Pendant l’appel d’offres

L’avis d’appel d’offres est publié dans le Système électronique d’appel d’offres du gouvernement du Québec (SEAO). Il est également diffusé :

• sur la page Recherche d’espaces du site Internet de la SQI;
• dans l’un des grands quotidiens de la région (Journal de Montréal, Journal de Québec, La Presse, etc.);
• dans le journal local de la municipalité.
   

Le délai accordé aux soumissionnaires pour préparer et pour déposer leur offre peut varier entre 30 et 60 jours, selon l’envergure et la complexité du projet.

Une fois l’ouverture des soumissions complétée, le local qui correspond à la plus basse soumission conforme est examiné par un représentant de la SQI. Cette personne s’assure que le local répond à l’ensemble des exigences techniques et contractuelles du projet.

Cette période d’analyse correspond au délai de validité des soumissions et elle peut également varier entre 30 et 60 jours. Avant l’expiration du délai de validité, la SQI procède à l’adjudication. Toutefois, le client doit accepter l’immeuble proposé (celui qui correspond au plus bas soumissionnaire conforme), ainsi que tous les coûts rattachés à l’appel d’offres reçu, soit les taux de location et les frais pour l’aménagement de l’espace. Advenant un refus du client, l’appel d’offres est annulé.

Une fois la proposition approuvée, le propriétaire conçoit les plans d’aménagement, lesquels sont soumis au client pour approbation avant la réalisation. Ensuite, il procède aux travaux selon un échéancier qui doit respecter la date de livraison exigée dans l’appel d’offres.